Hausverwaltung wechseln: So gelingt der Verwalterwechsel in der WEG

Abrechnungen kommen zu spät, E-Mails bleiben unbeantwortet, Beschlüsse werden nicht umgesetzt: Viele Eigentümergemeinschaften überlegen irgendwann, ihre Hausverwaltung zu wechseln. Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes ist das deutlich einfacher geworden. Wer die rechtlichen Spielregeln kennt und den Wechsel gut vorbereitet, kann die Verwaltung ohne lange Hängepartie neu aufstellen.

Woran Sie merken, dass ein Wechsel sinnvoll ist

Nicht jeder Ärger rechtfertigt gleich einen Verwalterwechsel - manches lässt sich in einem offenen Gespräch klären. Wiederholen sich die Probleme aber über Monate, ist ein Neuanfang oft die bessere Lösung. Typische Warnsignale sind:

• Schlechte Erreichbarkeit: Rückrufe dauern Tage, Anfragen versanden, einen festen Ansprechpartner gibt es nicht.
• Verspätete oder fehlerhafte Abrechnungen: Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan kommen regelmäßig spät oder müssen mehrfach korrigiert werden.
• Fehlende Transparenz: Aufträge werden ohne Vergleichsangebote vergeben, Belege sind nur mühsam einsehbar.
• Liegengebliebene Beschlüsse: Was die Versammlung entschieden hat, wird nicht oder nur schleppend umgesetzt.
• Keine digitale Arbeitsweise: Unterlagen gibt es nur auf Papier, Informationen erhalten Eigentümer erst auf der nächsten Versammlung.

Halten Sie konkrete Vorfälle mit Datum fest. Das hilft in der Diskussion und später bei der Frage, ob ein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung vorliegt.

Was hat sich durch die WEG-Reform geändert?

Mit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), das am 1. Dezember 2020 in Kraft getreten ist, wurde die Stellung des Verwalters neu geregelt. Früher konnte die Abberufung durch die Gemeinschaftsordnung oder den Vertrag auf einen wichtigen Grund beschränkt werden. Heute gilt nach § 26 Abs. 3 WEG: Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Davon darf auch eine Vereinbarung der Eigentümer nicht abweichen.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Ebenen: dem Amt - also der Bestellung zum Verwalter - und dem Verwaltervertrag, der Leistungen und Vergütung regelt. Mit der Abberufung endet das Amt, je nach Beschluss sofort oder zu einem festgelegten Termin. Der Vertrag endet nach dem Gesetz spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Läuft er ohnehin früher aus oder wird er wirksam aus wichtigem Grund gekündigt, endet er entsprechend eher.

Für die Praxis heißt das: Wer ohne wichtigen Grund vorzeitig wechselt, bezahlt unter Umständen einige Monate lang zwei Verwaltungen. Oft ist es daher sinnvoll, den Wechsel auf das reguläre Vertragsende zu legen oder die Überschneidung möglichst kurz zu halten. Bei groben Pflichtverletzungen sollte die Gemeinschaft rechtlich prüfen lassen, ob eine fristlose Kündigung des Vertrags in Betracht kommt.

Schritt für Schritt: So läuft der Verwalterwechsel in der WEG

1. Mitstreiter gewinnen: Sprechen Sie mit dem Verwaltungsbeirat und weiteren Eigentümern. Für den Wechsel braucht es eine Mehrheit in der Versammlung.
2. Angebote einholen: Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs müssen vor der Bestellung eines neuen Verwalters grundsätzlich mehrere Angebote eingeholt und den Eigentümern rechtzeitig bekannt gemacht werden. Das verringert das Risiko einer erfolgreichen Anfechtung.
3. Tagesordnung vorbereiten: Bewährt haben sich getrennte Punkte für die Abberufung, die Kündigung des Verwaltervertrags, die Bestellung des neuen Verwalters und die Vollmacht zur Vertragsunterzeichnung. Gegenüber dem Verwalter vertritt nach § 9b Abs. 2 WEG der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft oder ein Eigentümer, den die Versammlung dazu ermächtigt.
4. Versammlung einberufen: Zuständig ist zunächst der amtierende Verwalter. Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung, muss er einladen (§ 24 Abs. 2 WEG). Weigert er sich pflichtwidrig, dürfen der Beiratsvorsitzende, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen. Die Einladung soll mindestens drei Wochen vorher erfolgen.
5. Beschluss fassen: Für Abberufung und Neubestellung genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Legen Sie einen eindeutigen Stichtag für den Übergang fest.
6. Übergabe organisieren: Die neue Verwaltung fordert beim Vorgänger die Unterlagen an, lässt die Bankvollmachten umstellen und informiert Dienstleister, Versorger und Versicherer.

Welche Unterlagen muss der alte Verwalter herausgeben?

Die Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Endet sein Amt, muss er sie vollständig herausgeben - im Original und einschließlich digitaler Daten. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorarforderungen hat er nach überwiegender Auffassung nicht. Zur Übergabe gehören insbesondere:

• Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Aufteilungspläne
• Beschluss-Sammlung, Versammlungsprotokolle und gerichtliche Entscheidungen
• Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vermögensberichte und Belege
• Kontoauszüge sowie Aufstellungen zu Hausgeldrückständen und offenen Rechnungen
• Verträge mit Dienstleistern, Versorgern und Versicherungen
• Wartungs- und Prüfnachweise, Baupläne und Gewährleistungsunterlagen
• Eigentümerliste mit Kontaktdaten, Schlüssel und Zugangsmedien

Zusätzlich muss der ausgeschiedene Verwalter für die Zeit bis zu seinem Ausscheiden Rechenschaft ablegen: Er legt Einnahmen und Ausgaben mit Belegen offen und listet offene Forderungen und Verbindlichkeiten auf. Lassen Sie die Übergabe in einem Protokoll festhalten. Ist das Bankkonto - wie heute üblich - auf den Namen der Gemeinschaft eingerichtet, müssen nur die Vollmachten geändert werden. Läuft es noch als Treuhandkonto auf den bisherigen Verwalter, muss das Guthaben auf ein Konto der Gemeinschaft übertragen werden.

Wer erstellt nach dem Wechsel die Jahresabrechnung?

Der Bundesgerichtshof hat diese lange umstrittene Frage mit Urteil vom 26. September 2025 (V ZR 206/24) geklärt: Die Pflicht zur Jahresabrechnung trifft die Gemeinschaft und entsteht am 1. Januar des Folgejahres. Endet das Amt des bisherigen Verwalters zum 31. Dezember, erstellt also der neue Verwalter die Abrechnung für das abgelaufene Jahr - es sei denn, mit dem Vorgänger wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart.

Scheidet der bisherige Verwalter erst im Laufe des Folgejahres aus, war die Abrechnungspflicht schon während seiner Amtszeit entstanden. Erfüllt er sie nicht, kann er der Gemeinschaft aus dem Vertrag haften. Klären Sie deshalb beim Wechsel ausdrücklich, wer die ausstehende Abrechnung erstellt, und halten Sie es im Beschluss oder im Vertrag fest. Klären Sie deshalb schon beim Angebot, ob diese Arbeit im Grundhonorar enthalten ist. Einen Überblick über übliche Vergütungen gibt unser Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung?

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?

Rechtlich ist ein Wechsel jederzeit möglich. Organisatorisch hat sich der Jahreswechsel bewährt: Das Wirtschaftsjahr ist abgeschlossen, Buchhaltung und Abrechnung lassen sich sauber trennen. Weil Angebote eingeholt, eine Versammlung mit mindestens drei Wochen Einladungsfrist einberufen und die Übergabe vorbereitet werden müssen, sollten Sie einige Monate Vorlauf einplanen. Die ordentliche Eigentümerversammlung im Frühjahr oder Sommer eignet sich gut, um einen Wechsel zum 1. Januar zu beschließen.

Läuft die Bestellung des bisherigen Verwalters ohnehin aus, ist es noch einfacher. Die Höchstdauer beträgt fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Dann genügt es, den Amtsinhaber nicht erneut zu bestellen und rechtzeitig eine neue Verwaltung zu wählen.

Miet- und Sonder­eigentums­verwaltung wechseln

Lassen Sie eine vermietete Wohnung oder ein ganzes Mietshaus verwalten, gilt nicht das WEG-Recht, sondern allein Ihr Vertrag. Dort stehen Laufzeit und Kündigungsfrist. Beim Wechsel sollten Sie außerdem auf diese Punkte achten:

• Mietkautionen: Sie müssen getrennt vom Vermögen der Verwaltung angelegt sein und vollständig übergeben werden.
• Mietunterlagen: Mietverträge, Übergabeprotokolle, Korrespondenz und die Nebenkostenabrechnungen der letzten Jahre.
• Offene Vorgänge: Mietrückstände, laufende Mängelanzeigen und gerichtliche Verfahren.
• Mieter informieren: Ihre Mieter müssen rechtzeitig wissen, ab wann sie die Miete auf welches Konto zahlen und wem sie Schäden melden.

Mehr zu den Leistungen lesen Sie auf unseren Seiten zur Mietverwaltung und zur Sondereigentumsverwaltung.

Worauf Sie bei der neuen Verwaltung achten sollten

• Gewerbeerlaubnis: Wer Wohnimmobilien verwaltet (WEG oder Wohnraum-Mietverwaltung), braucht eine Erlaubnis nach § 34c GewO. Voraussetzung ist unter anderem eine Berufshaftpflichtversicherung. Zudem gilt eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren.
• Zertifizierter Verwalter: Seit dem 1. Dezember 2023 können Eigentümer grundsätzlich die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. Ausnahme: Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Wohnungseigentümer Verwalter ist - sofern nicht mindestens ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Details erklärt unser Beitrag zum zertifizierten Verwalter.
• Klares Leistungsverzeichnis: Welche Aufgaben sind im Grundhonorar enthalten, welche werden gesondert berechnet?
• Erreichbarkeit: Gibt es feste Ansprechpartner und verbindliche Reaktionszeiten?
• Digitale Prozesse: Ein Online-Zugang zu Abrechnungen, Protokollen und Belegen erspart viele Rückfragen.

So begleiten wir Ihren Wechsel

Von Hennef aus betreuen wir über 1000 Wohn- und Gewerbeeinheiten im Rhein-Sieg-Kreis, in Bonn und Köln. Bei einem Wechsel unterstützen wir den Beirat bei der Vorbereitung, stimmen die Übergabe mit der bisherigen Verwaltung ab und übernehmen die Daten in unser Online-Verwaltungsportal. Sie haben von Beginn an einen festen Ansprechpartner. Mehr zu unserer WEG-Verwaltung.

Ist die Gemeinschaft auch mit dem Hausmeister unzufrieden, lässt sich beides in einem Schritt neu aufstellen: Unsere Schwesterfirma, die Stutz & Pohl Hausmeisterservice GmbH, startet abgestimmt zum selben Stichtag. Wie das im Alltag funktioniert, zeigt unsere Seite Verwaltung und Hausmeister aus einer Hand.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: 18. Oktober 2026.